关于印发《湖北民族学院会议管理办法（试行）》的通知
经学校研究，同意《湖北民族学院会议管理办法（试行）》在我校执行，现将其印发给你们，请各单位认真组织学习并遵照执行。
为规范、加强学校各类会议的组织和管理，进一步转变工作作风，切实提高会议质量和工作效率，根据《党政机关厉行节约反对浪费条例》、《湖北省省级党政机关会议费管理办法》（鄂财行发〔2014〕3号）等有关文件精神，结合我校实际情况，特制定本试行办法。
规范类别，严格审批；统筹协调，提高效率；厉行节约，务实高效。
（一）本办法所指会议主要包括：学校党员代表大会、教职工代表大会暨工会会员代表大会、党委全委会、党委常委会、校长办公会、纪委全委会、全校性综合或专题会议、各类委员会和非常设领导机构的会议、学校及二级单位主办或承办的涉及校外单位参加的各类学术会议、工作会议、培训会议等。
1、学校召开党员代表大会、教职工代表大会暨工会会员代表大会、团代会、学代会，应严格按照相应的条例规定进行。会议召开前学校应成立专门的会议筹备领导机构和工作机构，负责会议的筹备和组织工作，会议时间不得超过2天。会议由筹备领导机构以文件形式通知，会议过程形成的各类材料由会议秘书组负责整理归档。
2、党委全委会、党委常委会、校长办公会、纪委全委会分别由学校党政主要领导召集，会议的议题安排、组织、材料准备等应按照学校有关规定执行，党办、院办负责具体的会议组织和会务工作，会议时间按照议题情况而定。
3、学校组织召开的全体教职工大会、年度或学期工作会、校属单位党政负责人会议等，经学校研究同意后由学校党政主要领导根据工作需要召集，由党办、院办负责通知，并会同相关职能部门负责具体的会议组织和会务工作，会议时间原则上不得超过半天。
学校组织召开的专题研究和布置某一方面工作的全校性会议，如教学工作会议、科技工作会议、人才工作会议、学科建设暨研究生教育工作会议、招生就业工作会议、学生工作会议等，由相关职能部门报请学校分管领导同意并负责具体的会议组织和会务工作，会议时间原则上不得超过半天。
学校组织召开的开学（毕业）典礼、各类表彰会等全校性会议，由相关部门报请学校研究同意并负责具体的会议组织和会务工作，会议时间不得超过半天。
学校组织召开的上级领导来校视察工作汇报会、形势报告会、理论学习会、调研座谈会等全校性专门会议，由相关部门报请学校研究同意并负责具体的会议组织和会务工作，会议时间视具体情况而定。
4、学校各类委员会和非常设领导机构的会议，经学校分管领导同意后，由相应的委员会主任委员或领导小组组长召集，委员会或领导小组下设办公室所在部门负责具体的会议组织和会务工作，会议时间不得超过半天。
5、学校主办或承办的涉及校外单位参加的学术会议、工作会议、培训会议等，由学校分管领导向学校党委常委会、校长办公会报告并经主要领导同意，若需上级主管部门批准的还需报经上级主管部门批准后方可召开。会议成立由校领导担任负责人的会议筹备工作机构，并制定会议筹备组织工作方案。根据会议内容由党办、院办或相关职能部门负责具体的会议组织和会务工作，会议时间一般不得超过2天（上级部门确定会期的除外）。学校主办或承办的在校召开的国际会议，需严格执行国家关于在华举办国际会议的有关管理规定，按外事审批程序上报请示，由学校国际交流合作处具体负责落实申报。
各二级单位主办或承办的涉及校外单位参加的学术会议、工作会议、培训会议等，应严格遵守学校相关规定，并提前向分管校领导报告并获准后方可召开。如果涉及国（境）外单位或人员参加，须同时报请学校主要领导同意后，严格执行国家关于在华举办国际会议的有关管理规定，按外事审批程序上报请示，会同国际交流合作处等相关部门负责具体的会议组织和会务工作，会议时间不得超过2天。
（二）会议组织和会务工作主要包括：发布会议通知、拟定会议议程、准备会议材料、落实布置会场、组织会议考勤、安排会议记录、草拟会议纪要、督促和检查会议决定（精神）的落实、归档会议材料等。
各类会议参会人员应按照有关批准文件和实际工作需要确定，严格限定会议代表和工作人员数量，其中工作人员不得超过代表人数的10%。
学校及二级单位组织召开且无校外单位代表参加的会议，一律在学校内部会议室召开；学校及二级单位组织召开且无恩施市城区外单位代表参加的会议，一律在学校内部会议室召开，不安排住宿；其他会议根据具体情况，据实确定会议地点。
会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。
其中，交通费指用于会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出，不包括会议代表参加会议发生的城市间交通费。
校属各单位必须严格会议费预算管理，经学校审批同意符合开支条件的会议费纳入部门预算，并按会议类别或项目单独列示。会议费预算须细化到具体会议项目，执行中须填写《湖北民族学院会议审批表》并不得突破预算总额。凡未经批准列入部门预算的会议费由主办或承办单位自筹，不得以其他公用经费开支会议费。
会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额上限标准如下：
会议费报销时应当提供会议审批系列文件（含学校会议审批表）、会议通知及实际参会人员签到表、会议服务单位提供的费用原始明细单据等凭证。
财务处要严格按照规定审核会议费开支，超范围、超标准开支的经费不予报销。
（一）精简。大力压缩会议数量，尽量缩短会议时间，减少参会人员。可开可不开的会议一律不开；能够合并召开的会议应当合并召开；凡可用其它方式解决问题的，不召开会议。
（二）高效。会议召开应注重实效，准备充分，与会人员汇报、交流要注意紧扣议题，突出重点，简明扼要，表达清楚，态度明确，力戒空话、套话、重复话。
（三）公示。主办或承办学术会议、工作会议、培训会议等的相关单位应当将非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费预算等情况在学校校园办公网进行事前公示。
（四）节约。会议要厉行勤俭节约，严格控制会议经费，严禁铺张浪费。未经批准以及超范围、超标准开支的会议费用，一律不予报销。严禁违规使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与会议无关的其他费用，严禁套取会议资金，严禁在会议费中列支公务接待费。
严禁在风景名胜区召开会议。凡可在校内举行的会议，一律不安排在宾馆和其他经营性场所。各类会场布置要简朴，不摆放花草、香烟、水果、高级矿泉水、一次性毛巾，会间不安排茶歇。会议原则上使用纸质文件袋，不配发公文包和高档文具。由学校及二级单位主办或承办的涉及校外单位参加的学术会议、工作会议、培训会议等，若需协助联系住宿，在学校协议宾馆执行协议价格，住宿用房以标准间为主，用餐安排自助餐或工作餐；其他会议一律不安排用餐。
会议期间，不得安排宴请及娱乐活动，不得组织旅游以及与会议无关的参观活动，不得以任何名义发放纪念品。
六、本试行办法自发布之日起执行，由党办、院办负责解释，其他己发文件与本办法内容相冲突的,以本办法为准。附属民大医院、后勤产业集团和科技学院参照执行。
